Круглосуточно

Без выходных и праздников

Поиск
Меню
 
Юридическая помощь > Трудовое право  > Повестка дня, совещания – зачем нужна?

Повестка дня, совещания – зачем нужна?

повестка дня совещания образец

Совещание – форма коллективного обсуждения вопроса, обмен мнениями между руководителем и подчиненными. Решения, принимаемые на совещании, эффективнее тех, которые принимаются исключительно кругом управленцев.

a

Виды совещаний

Выделяют два основных вида совещания: плановые и периодические. Плановые совещания проводятся согласно утвержденному графику. К примеру, в конце года в рамках обсуждения итогов, в конце квартала или месяца.

Периодические совещания назначаются и проводятся при возникновении необходимости по различным вопросам.

Совещания могут проводиться в форме брифинга, консультации, комитета или переговоров. Брифинг – инструктаж или дача указаний, на нем руководитель разъясняет подчиненным политику компании, или доводит иную информацию, которой они должны руководствоваться при решении своих задач. Консультация предполагает получение мнений разных специалистов по какому-либо вопросу. Она проводится с целью сбора информации, на консультации не принимается решение по проблеме. Комитет собирается в случае, когда требуется получить решение. Его участники имеют одинаковый статус и принимают решение, удобное всем. Принимается оно посредством голосования.  Переговоры предполагают участие нескольких сторон, имеющих разное мнение, цель которых – выработка единого решения на основе компромиссов. Переговоры отличаются от комитета тем, что решение может быть не принято или принято посредством торга.

Формирование повестки совещания – первый этап в подготовке совещания.

Форма повестки определяется произвольно. Если совещания – частое явление в компании, то рекомендуется разработать положение о порядке проведения совещаний и включить в него утвержденную форму повестки.

a

Что указывается в повестки совещания

В зависимости от особенностей она может включать в себя разную информацию. Традиционно, в ней указывается:

  • номер документа определяется согласно журналу регистрации документов;
  • вид проводимого совещания определяется приказом руководителя и положением о порядке проведения совещаний;
  • время и место проведения – определяя продолжительность, следует учитывать режим рабочего дня. Так, совещания рекомендуется проводить во второй половине дня. Обусловлено это тем, что переключаясь с одного вида деятельности на другой, работники хуже справляются со своими обязанностями. Время начала и окончания должны быть продуманы, чтобы не допустить траты рабочего времени. Например, если оно кончается за 20 минут до начала обеденного перерыва, то это рабочее время будет потеряно;
  • ФИО председателя – обычно им является руководитель компании, отдела или их заместители;
  • ФИО секретаря;
  • ФИО участников – формируя список участников, следует понимать, что приглашать нужно только тех, кто может повлиять на принятие решения. Для остальных это будет пустой тратой рабочего времени. Идеальное количество участников от 5 до 7. Превышение указанного числа приведет к снижению отдачи участников и увеличению продолжительности;
  • перечень вопросов и докладчиков – обширная повестка приводит к продолжительному по времени совещанию, что снижает продуктивность;
  • время, выделенное на обсуждение каждого из вопросов. Общее время проведения совещания не должно превышать 2-х часов. Если планируется более долгое обсуждение, нужно делать перерывы. В противном случае внимание участников притупляется, снижается и интерес к проблеме и возможным вариантам ее решения. Также можно организовать совещание таким образом, чтобы неосновные докладчики сменялись, постоянно остались только те, кто будет принимать решение.
Повестка готовится заранее и направляется всем участникам совещания. Ответственное лицо назначается руководителем. Обычно к организационной работе привлекают секретаря, который на основании указаний руководителя формирует перечень вопросов и докладчиков.

Более активная подготовка предполагает изучение материалов докладов других участников с целью выработки вопросов, комментариев и замечаний. Тогда совещание будет проходить в более активной форме, а его результат окажется более продуктивным.

a

Образец

Общество с ограниченной ответственностью «_____________»  
Общество с ограниченной ответственностью «_____________»  
             
ПОВЕСТКА СОВЕЩАНИЯ        
             
Вид совещания:  
             
Дата проведения:  
             
Время проведения: Начало:     Окончание:  
             
Место проведения:  
             
Председатель совещания:        
    (Должность)   (Ф.И.О)
             
Секретарь совещания:        
    (Должность)   (Ф.И.О)
Участники совещания:
         
  1    
    (Должность)   (Ф.И.О)
  2    
    (Должность)   (Ф.И.О)
  3    
    (Должность)   (Ф.И.О)
  4    
    (Должность)   (Ф.И.О)
  5    
    (Должность)   (Ф.И.О)
       
Вопрос № 1  
             
Докладчик:    
  (Должность)   (Ф.И.О)
Содокладчик:    
  (Должность)   (Ф.И.О)
             
Вид доклада:        
  (Устный или письменный)      
Время доклада:        
  (В минутах)      
Время на обсуждение:        
  (В минутах)      
Время на принятие решения:        
  (В минутах)      

Таким образом, повестка дня совещания – важный документ. Его своевременная подготовка и направление всем участникам совещания позволит не только подготовиться, но и разработать свои пути решения проблемы.

Нет комментариев

Оставить комментарий